【電子帳簿保存法①】
こんにちは！
税理士法人MIGHTY-THRUST佐賀オフィスです。
今回から電子帳簿保存法について解説していきます。
本日は電子帳簿保存法の概要や範囲など導入部分についてのみ説明します。
それでは始めましょう。
1. 電子帳簿保存法ってなに？
電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律のことで、この法律に基づく各種制度を利用することで、帳簿や領収書・請求書などの処理に係る負担を軽減することができます。
また、電子帳簿保存法は、電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引の3つに区分されます。
＜電子帳簿保存法の範囲について＞
① 電子帳簿等保存
コンピューターで作成した帳簿・書類
② スキャナ保存
紙で受領した書類
③ 電子取引
電子的にやり取りした書類
電子帳簿等保存は、コンピューターなどで電子的に作成した国税関係帳簿書類の電子保存を認めるものとなり、国税関係帳簿書類は、次のように区分されます。
＜国税関係帳簿書類の区分について＞
① 電子帳簿等保存の範囲に含まれるもの
(ⅰ) 国税関係帳簿(データ) 仕訳帳、総勘定元帳、売掛帳、買掛帳、固定資産台帳など
(ⅱ) 国税関係書類：決算関係書類(データ) 貸借対照表、損益計算書、試算表など
(ⅲ) 国税関係書類：取引関係書類(自己が作成した書類：データ) 請求書控、領収書控など
② スキャナ保存の範囲に含まれるもの
(ⅳ) 国税関係書類：取引関係書類(自己が作成した書類：紙) 請求書控、領収書控など
(ⅴ) 国税関係書類：取引関係書類(取引先から受領した書類：紙) 請求書、領収書など
会計ソフトなどにより作成した、(ⅰ)国税関係帳簿(データ)、(ⅱ)決算関係書類(データ)、(ⅲ) 取引関係書類(自己が作成した書類：データ)ついては、一定の要件を満たしたときに、電子データ保存できます。
これが電子帳簿等保存の区分です。
また、スキャナ保存とは、(ⅳ) 取引関係書類(自己が作成した書類：紙)などを、一定の要件のもとスキャンし、電子データ保存を認めるものとなります。
スキャナではなく、スマートフォンやデジカメを活用することも可能です。
電子取引は、注文書や契約書などの取引情報を紙ベースではなく、電子データで行った場合の電子保存について定めたものとなります。
一定の要件のもとデータで保存することが義務付けられます。
2. 電子帳簿保存の対象書類について
国税関係帳簿書類に関するものに対する電子帳簿保存法の対象は、「帳簿」と「書類」です。電子帳簿等保存の対象となる書類とスキャナ保存の対象となる書類は「データなのか紙なのか」で変わることとなります。
3. 電子帳簿保存の対象について
まず、電子帳簿等保存の適用については、希望者のみの対応となります。
電子帳簿等保存法を適用するためには、予め届出書を提出し、一定の範囲の帳簿が「電子帳簿」の要件を満たすと、過少申告加算税が5%軽減される措置もあります。
これは「優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置」と呼ばれており、2023年の改正において、帳簿の範囲の見直しが行われました。
＜優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置の対象となる帳票＞
・仕入帳
・総勘定元帳
・その他必要な帳簿
具体例：売上帳、仕入帳、経費帳、賃金台帳、売掛帳、買掛帳、固定資産台帳など
4. スキャナ保存の対象について
次に、スキャナ保存の適用についても、希望者のみの対応となります。
決算関係書類を除く国税関係書類のうち、紙で取引先から受領した書類は、スキャナやスマホで読み取った電子データで保存することができます。
本日は電子帳簿保存法の基本的な部分についてのみ触れました。
次回からは国税庁ホームページを参考に、電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引の3つの取り扱いについて詳しく解説することとします。
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